Et skifte til et nyt økonomisystem behøver ikke begynde med en omfattende teknisk oprydning. Første opgave er at finde ud af, hvilke oplysninger der skal med, og hvornår skiftet skal ske. Du behøver heller ikke kende alle regnskabsudtryk fra starten. Med en overskuelig plan, adgang til dine eksisterende oplysninger og en tydelig arbejdsdeling har du et konkret sted at begynde.
Digital økonomistyring begynder med dine daglige opgaver
Et økonomisystem er det program, hvor du samler virksomhedens økonomiske oplysninger. Her kan du eksempelvis oprette fakturaer, registrere køb og holde styr på kundernes betalinger. Nogle programmer kan også hente bankbevægelser eller udveksle oplysninger med andre systemer. Du skal ikke nødvendigvis bruge alle funktionerne. Tag udgangspunkt i de opgaver, du faktisk løser i løbet af en almindelig måned.
Se på en konkret arbejdsdag. Måske sender du tre fakturaer, betaler en leverandør og tager billeder af to kvitteringer. Skriv ned, hvordan hver opgave foregår i dag, og hvor du bliver i tvivl eller må indtaste det samme flere gange. Det er mere brugbart end et løst ønske om et mere moderne system. Når behovene er beskrevet, kan du undersøge, om en ny løsning passer til arbejdet. Og for at skifte regnskabsprogram uden at miste data
skal du også afklare, hvilke oplysninger der skal følge med, så du kan fortsætte de daglige opgaver.
Skeln også mellem det, du selv skal kunne, og det, din bogholder eller revisor håndterer. Hvis du blot sender fakturaer og afleverer bilag, er dine krav anderledes end i en virksomhed, hvor ejeren også bogfører og afstemmer banken. At bogføre betyder at registrere en økonomisk hændelse på de relevante konti. At afstemme betyder at kontrollere, at oplysningerne stemmer med eksempelvis bankens bevægelser.
Prøv en almindelig opgave i det nye program, før du beslutter dig. Opret en fakturakladde, find ud af, hvor du vedhæfter en kvittering, og undersøg, hvordan du retter en fejl. Brug dine egne typer af varer eller ydelser som udgangspunkt, men undlad at sende noget til en rigtig kunde under afprøvningen. Bed om hjælp, hvis du går i stå. En præsentation af funktioner fortæller mindre om din kommende hverdag end en halv time med de skærmbilleder, du selv skal arbejde i.
Vælg en skiftedato og giv hver opgave en ejer
Et systemskifte bliver hurtigt uoverskueligt, hvis det ikke er klart, hvilket program der skal bruges fra hvilken dato. Vælg derfor et skæringspunkt, hvor det gamle system stopper med at modtage nye posteringer, og det nye tager over. Begyndelsen af en måned kan være et praktisk tidspunkt. Et årsskifte kan også passe, men det afhænger af virksomhedens arbejdsgange og af, hvem der skal hjælpe med overgangen.
Aftal datoen med den person, der hjælper med regnskabet, før du opsiger noget. Der kan være uafsluttede opgaver, som skal håndteres først, eksempelvis manglende bilag eller betalinger, der endnu ikke er registreret. Undersøg også opsigelsesvilkårene og muligheden for at hente oplysninger ud. Adgangen til det gamle program bør ikke forsvinde, mens du stadig mangler at kontrollere eller gemme materiale.
Fordel arbejdet med navne frem for løse forventninger. Hvis du selv henter kundelisten, skal det være aftalt. Hvis bogholderen overfører saldi, skal vedkommende kende datoen og vide, hvilke oplysninger der er til rådighed. En saldo er det beløb, der står på en konto på et bestemt tidspunkt. Det kan eksempelvis være bankens indestående eller det samlede beløb, kunderne endnu ikke har betalt.
Afsæt lidt ekstra tid mellem overførslen og den første travle arbejdsdag. Sender du normalt mange fakturaer den første hverdag i måneden, kan opsætningen kontrolleres nogle dage inden. Så skal du ikke både lære programmet og løse en hastende faktureringsopgave samtidig. Aftal desuden, hvem du kontakter ved fejl, og hvilke opgaver der kan vente. En forkert adresse på en fakturakladde kræver ikke samme reaktion som et forkert kontonummer på en udsendt faktura. Den forskel er rar at have afklaret, før telefonen ringer, og dagens arbejde presser sig på.
Flyt oplysningerne til det nye økonomisystem med kontrol undervejs
Du behøver ikke nødvendigvis flytte hele virksomhedens historik ind i det nye program. Nogle skift gennemføres med kundedata, leverandøroplysninger, ubetalte fakturaer og startsaldi. Andre omfatter flere års posteringer og bilag. Omfanget afhænger blandt andet af programmernes muligheder og dit behov for at slå gamle oplysninger op. Aftal det med din bogholder eller revisor, så du ved, hvilke oplysninger du efterfølgende skal finde i det gamle materiale.
Begynd med at hente en kopi af de relevante oplysninger, før noget ændres. En eksport kan være en fil med kunder, konti eller posteringer, mens bilag ofte skal hentes særskilt. Kontrollér, at filerne faktisk kan åbnes, og at fakturaer og kvitteringer er læselige. Giv mapper og filer navne, der fortæller, hvad de indeholder, og hvilken periode de dækker. Det sparer dig for at åbne en lang række filer, når du senere skal finde dokumentationen for et bestemt køb.
Kontrollen skal også omfatte beløbene. Forestil dig, at tre kunder skylder henholdsvis 4.000 kr., 6.250 kr. og 2.500 kr. på skiftedatoen. Det giver tilgodehavender på 12.750 kr. Hvis det nye system viser 10.250 kr., er der en forskel på 2.500 kr., som skal forklares. Find den konkrete faktura, og undersøg, om den er udeladt eller fejlagtigt markeret som betalt. Ret ikke blot det samlede beløb uden at kende årsagen. Ellers kan kundens senere betaling blive vanskelig at knytte til den rigtige faktura.
Sammenhold på samme måde bankens saldo og virksomhedens gæld til leverandører med det gamle regnskab. Se også efter dubletter. En faktura, der både er overført enkeltvis og medregnet i en samlet startsaldo, kan give et forkert billede af økonomien. Gem dokumentation for kontrollerne, og notér eventuelle forskelle. Hvis historikken bliver liggende uden for det nye program, skal du afklare, hvordan materialet opbevares og kan findes frem efter de gældende regler. Opsigelse af et abonnement er ikke i sig selv en plan for opbevaring.
Brug de første uger på faste rutiner og små rettelser
Når systemet er taget i brug, er målet først at få hverdagens opgaver til at fungere. Vent gerne med ekstra funktioner, indtil du kan sende en korrekt faktura, registrere et køb og finde en betaling igen. Det giver et mere overskueligt forløb end at ændre fakturering, lagerstyring og rapportering på samme dag. Nye muligheder kan afprøves, når de grundlæggende arbejdsgange sidder fast.
Kontrollér den første rigtige faktura grundigt, inden du sender den. Kig på virksomhedens oplysninger, kundens navn, betalingsfrist, moms og bankoplysninger. Se også selve dokumentet, som kunden modtager. Et felt kan være udfyldt i programmet uden at stå dér, hvor du forventer det på fakturaen. Afklar desuden opsætningen af den fortløbende fakturanummerering, så overgangen ikke skaber dubletter eller uklarhed.
Opretter du forbindelse til banken, skal du undersøge, fra hvilken dato bevægelserne bliver hentet. Ellers kan du få gamle bevægelser ind, som allerede er håndteret i startsaldi eller tidligere registreringer. En hentet bankbevægelse er heller ikke nødvendigvis færdigbehandlet i regnskabet. Der kan stadig mangle et bilag eller en placering på den rigtige konto. Spørg din bogholder, hvordan du kan se forskellen i din opsætning.
Sæt et kort, fast tidspunkt af til at samle spørgsmål. Det kan eksempelvis være et kvarter hver anden arbejdsdag i begyndelsen. Notér, hvad du gjorde, hvad du forventede, og hvad programmet gjorde i stedet. Skriv hellere, at en kundebetaling ikke kan forbindes med fakturaen, end at systemet ikke virker. Så har supporten eller bogholderen noget præcist at arbejde med. Hvis flere bruger programmet, skal hver person have sin egen adgang med de nødvendige rettigheder. Gennemgå samtidig gamle brugeradgange og betalingsaftaler. Luk adgangen for tidligere medarbejdere, og sørg for, at det gamle abonnement bliver opsagt, når materialet er sikret, og de sidste kontroller er gennemført.
